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顺利起草(企业)工作方案“三步法”

2017-12-08 11:13 公选考试网 http://gxg.huatu.com/ 作者:华图教育 来源:公遴选事业部金红斌老师

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顺利起草(企业)工作方案“三步法”

企业工作方案有其行业特殊性,也有工作方案写作的共性,今天分享一篇企业工作方案的写作体会,帮助大家掌握工作方案的写作要领。

在企业里,比较让人头疼的就是各类工作方案的起草。笔者体会,起草好方案的精髓有三:一曰立意,灵魂也;二曰布局,骨架也;三曰素材,血肉也。

立意

所谓立意,简单地讲,就是要确定方案的主题。同是一篇方案,不同发展行业、不同管理层次、不同立场原则的人给出的方案大不相同,因为他们的聚焦点不同,立意也就不同。因此,在动笔之前,起草者要做的第一件事就是搞清楚方案为谁而写、为何而写,重点回答好“知其然”和“知其所以然”两个问题。

以工程项目管理信息化为例。首先,考虑“知其然”的问题。在此,我们不妨先“头脑风暴”一下:为何要开展此项工作?一是公司年度工作会要求;二是信息化工作会强调;三是公司领导、分管领导和部门领导非常关注;四是国家营改增倒逼;五是企业转型升级需要,等等。其次,对这五个方面进行整合分析。显然,第三点可以融到第一、第二点中去,其余两点在层次上基本不具有大的重叠性和冲突性,可以初步作为工程项目管理信息化这项工作的主题所在。

那么,如何做到“知其所以然”呢?这就要对上述四点再作深度研究和分析。起草者可以多问几个“为什么”。以上例中第一点为例,为什么开展工程项目管理信息化——公司年度工作会要求;为什么要求——经济形势使然,利润下滑;为什么下滑——项目管理粗放,盈利能力不高;为什么粗放——分包管理,管控不到位,等等。

通过不断地追问“为什么”,可以帮助起草者围绕主题逐步将逻辑链条构建起来,开展某项工作的背景和意义甚至工作重点也就慢慢浮出水面。

当然,其中有些链条可能未必准确,在构思的过程中,可以边思考边增删,对于不合适的链条要坚决砍掉,模棱两可的可以暂时保留,或会启发思考。另外,很多时候一个“为什么”会有多个答案,对此要充分估计各自的影响,分清哪个是主要矛盾,哪个是次要矛盾,进而抓主要、抓关键。

关于立意,需要注意三点:一是上级文件、公司报告和领导要求是方案立意的重要信息来源。二是立意要准确,综合考量,兼顾各方,寻求最大公约数。要避免定调太高,给人不踏实的感觉,也要避免定调太低,影响实际工作的效果。三是扮演好角色分工,总部说总部的话,基层说基层的话。

布局

重点谈两点。

一、组织问题。对于组织问题,可从两个方面考虑:一是责任分工;二是运行机制。

同样以工程项目管理信息化为例。对于职责归属问题,涉及工程部、信息部、基层试点单位、技术支撑团队,要明确谁是牵头部门,谁是配合部门;业务部门干什么,技术部门干什么;总部抓什么,试点单位抓什么;谁是决策者,谁是管理者,谁是执行者,关键负责人是哪些;技术支撑团队中谁是中心力量,谁做外围支撑,他们各自的主要职责是什么。通过对上下、左右、内外相关方关系的梳理,形成一个组织关系图,做到各司其职、相互协作、有序推进。

对于运行机制,一是根据组织的特点选择合适的方式方法,兼顾通用性和特殊性,突出针对性和有效性,以手段的变化来确保目标的实现;二是运行机制更大程度上反映的是一个组织的管理意识和能力,要注重提升管理者发现现实问题和管控风险的能力。

二、工作内容。对于工作内容部分,常遇到的一个问题就是无从下笔——“领导说的我都懂,让我动笔就不行”,结果一个方案长期停留在“骨感美”的阶段,迟迟不能出炉。对于这种情况,可以从“找点、抓实、善做、取长”四个方面下功夫。

所谓找点,就是找关键点。可以从公司相关文件中找,从领导讲话中找,从公司级同类会议中找,也就是从上看问题。这些材料通常具有统领性、指导性、原则性,有利于更准确、更清晰地把握一项工作的目标和方向。然后,再在点上进行合理地拓展和丰富。

所谓抓实,就是对实际问题有清醒的认识。从某种意义上讲,一个方案就是连接现实与将来的桥梁。抓实,能够让我们突出问题导向,从下看问题,从同级看问题,让方案有扎根之处,变得有话可说。

所谓善做,就是立足现实和长远需耍,正确处理好“应该做的”“能做的”和“想做的”

三者之间的关系。一个优秀的方案就是要在现实和目标之间找到可行的道路,这也是体现一个人眼界和能力的重要方面。

所谓取长,就是保持开放的理念,针对具备一定典型经验、成功做法或是最佳实践的工作而言,可以借他山之石攻己之玉,将好的经验和做法运用到本单位的实际工作中去。

素材

素材的收集与研究很重要,但在实际工作中,由于时间、人手等原因,容易忽视这方面的工作。这里,有几点需要注意。

一是实事求是原则。斯隆在《我在通用汽车的日子》一书曾有这样一段话,“作为主席,特别想告诉委员会中的每个人,你们心中不应该预设任何倾向——必须用开放的心态去研究、处理每件事,不要带有偏见,唯一的目的就是掌握事实,而不要考虑它们将把我们引向何处”

。只有当我们掌握足够多的事实的时候,才可能进行正确的逻辑构建和分析,作出适应现实的方案选择。

二是抽象归纳法。在占有大量素材的基础上,透过现象看本质,善于从众多问题中看到深层次原因,搞清楚是管理问题还是技术问题,是常规性问题还是偶发性问题,是战略性的还是战术性的,是个别现象还是普遍现象。

三是实践出真知。在条件允许的情况下,要尽可能地多看、多听、多做、多思考,带着问题、带着想法开展工作,久而久之就能对问题形成深刻的认识。在条件不具备的情况下,要注重与有关工作人员沟通交流,或是听取专家意见,以研讨、座谈等方式,加强信息交流,以获得间接性的经验。这些都有利于在短时间内深化对方案的理解,同时借助外脑更好地开展工作。

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(编辑:wsj)

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