公务员综合管理实务(上篇)

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公务员综合管理实务(上篇)

一、秘书理论与实务概论

(一)秘书的涵义

秘书的涵义，众说不一。社会上有从字面上解释的：秘密文书工作者;也有用比喻说明的：领导的参谋与助手。都又一定的正确性，但有不够科学和确切。

这里介绍学术界较普遍的四种说法。

1.宫中秘藏之书

2.辅臣

3.行政职位。在许多国家，政府机关秘书属文官范畴。我国也已规定：政府秘书均属国家公务员，秘书长属政务类公务员，一般秘书则属事务类公务员。

4.社会职业

(二)秘书的职业特征

秘书既是行政人员的一部分，又是一种社会职业，与其他职业相比，有它自己的特征。

1.服务的直接性

2.服务的稳定性

3.知识化

4.年轻化

5.女性化

(三)秘书工作的内容

秘书人员究竟应做哪些工作?或者说，秘书工作究竟包括哪些内容主要有两个依据：一是权威机关的规定;二是由现实状况加以概括。

秘书工作的内容，美国把秘书工作用“文书、事务、一般管理”三个词来概括。这在世界范围内是有一定代表性的。当然，这三个词也是代表三个大类，可以分解为一二十个小类。许多西方公司在录用新秘书之后，人事部门会给秘书一份“职位说明表”，逐一列出秘书应做的工作。有的公司从大至“文件拟稿、会议安排”，小至“给客人送咖啡、购买文具”，不下20项。结合我国的实际情况我国政府机关与企事业单位的秘书工作大致有以下15项：

1.文书撰写(上司口述或会议记录、整理，文件起草、修改、润色等);

2.文书制作(打字、复印、编排、装订等);

3.文书处理(收发、传递、办理、保管、立卷等);

4.档案管理(归档、鉴定、管理、提供等);

5.会议组织(准备、记录、文件、善后等);

6.调查研究(计划、实施、分析、研究等);

7.信息字工作(收集、整理、提供、储存等);

8.信访工作(群众来信来访或顾客投诉处理等);

9.接待工作(日常来访与计划来访接待、安排、服务等);

10.协调工作(政策、工作、地区、部门、人际关系等);

11.督查工作(政策推行或决议实施的督促、检查等);

12.日程安排(为上司安排工作日程、会晤及差旅事宜等);

13.日常事务(通讯、联络、值班、生活、管理等);

14.办公室管理(环境、设备、经费等)

15.其他临时交办事项。

(四)秘书工作的性质

1.辅助性

辅助，是指在主导的领导、指挥、控制之下，又是从旁帮助主导完成共同的目标。各级各类秘书人员都必须认清自己的助手地位，认清自己工作的辅助性质。

2.综合性

所谓综合，就是指不同类型、不同性质的事物聚合在一起。它门类众多、内容复杂，既要使用脑力，又要花费体力，需要广泛的知识和多种技能才能胜任。

3.机密性

善于保守秘密就成为秘书人员的首要职业道德。

4.服务性

1985年的全国秘书长会议上，中央提出了秘书工作要做到“三个服务”：(1)为本机关领导和上级机关服务;(2)为本机关其他平级的职能部门服务;(3)为下级机关和人民群众服务。

(五)秘书工作的作用

总的来说，秘书工作具有以下五个方面的作用;

1、助手作用

2、参谋作用

3、协调作用

4、信息枢纽作用

5、公共关系作用

二、秘书工作机构的职能与工作要求

(一)秘书工作机构的性质

秘书工作机构(或秘书部门)由其职能决定，具有机密、辅助、综合、服务四种特征。

1.机密性

2.辅助性

3.综合性

4.服务性

(二)秘书工作机构的职能

1.助手职能

2.参谋职能

3.枢纽职能

4.协调职能

5.保密职能

6.公关职能

(三)秘书工作机构的工作原则与要求

秘书部门是一个工作整体。为了有效而全面地实现自己的职能，这就要求每一位秘书人员，尤其是秘书部门的负责人——秘书长和办公厅(室)主任们遵循正确、科学的工作原则与要求。

1.明确职责、权限、目标、任务

2.指定秘书工作的各项制度和标准

3.分清主次，有条不紊，秘书工作头绪繁多，千变万化，又往往事无巨细，纷至沓来。

4.科学地安排工作程序

5.准确细致，切实无误

6.迅速果断，讲求时效

7.忠于职守，安于职分

8.加强教育、管理，不断提高素质、能力

(四)秘书工作机构的设置

1、设置秘书工作机构有三个原则：一是精简原则;二是纵向层次尽量少;三是横向幅度可适当加大。

2、秘书工作机构的名称与组织形式

我国的秘书工作机构有广义与狭义的两种：广义的是指秘书长或办公厅(室)主任领导下的办公厅或办公室，其名称由机关、单位或首长名称加秘书机构名称两部分组成。如国务院办公厅、上海市人民政府办公厅、崇明县人民政府办公室、华夏银行总经理办公室等。它们统管政策研究、日常行政与机关事务三大方面工作;狭义的则是以“秘书”命名的局、处、科、室、股等部门，统辖与机关、单位或办公厅(室)之下，只负责文书、会务、联络、接待等工作。

组织形式也有两种：分理制或综理制。

(五)秘书部门和秘书人员管理

1、秘书部门和秘书人员管理的内容和要求

(1)机构与部门职责

“确定分工职责，使每个部门都各司其职，各尽其责”。

(2)岗位责任制

秘书岗位责任制是秘书工作的制度和规定之一。就是由秘书部门或行政管理部门规定每一个秘书人员的工作岗位名称和实质内容，包括：职务、职能、责任、权利、义务、纪律以及与上下左右成员的和组要求等。岗位责任制必须与岗位目标管理、考核制度、奖惩制度科学地结合起来，形成完整的、有效的竞争机制和激励机制，保证各项工作的高质量、高效率。

(3)工作程序和工作方法

(4)信息系统

(5)办公自动化

2、秘书人员的自我管理

秘书人员的自我管理包括工作管理、行为管理、时间管理、办公环境管理四个方面。

三、秘书的社会活动与人际关系

(一)秘书的社会活动

1.现代秘书社会活动的特点

现代社会的秘书，其活动范围有极大的扩大。活动的目的、活动的方式也明显地复杂化、多样化。秘书的活动已经充分社会化了。

2.现代社会活动对秘书的要求

秘书在社会活动中不仅仅要遵守法令、法律，遵守机关、单位的规章制度，而且要遵守和尊重社会的公共道德和行为规范，遵守和尊重不同交往场合、不同民族或地区的礼仪习俗。秘书人员应做到衣饰整洁，举止大方，彬彬有礼，谈吐文雅，待人诚恳、和蔼，且富有幽默感。

现代秘书人员应该有广泛交往的愿望，要有什么场合都敢走一走，什么事都敢试一试的勇气，要有开放型、全方位活动的心理准备，更要有进行各种性质的社会活动的能力。

(二)秘书的社会地位

1.共性的角色意识

2.后成地位

3.秘书社会地位的特点

秘书人员即要承认自己职业、职位的从属性，又要摆脱社会地位的依附性，应该更要重视自己的后成地位。

(三)秘书的角色意识

1.共性议事和个性意识

助手、参谋、耳目、枢纽、幕后英雄等等，都是对秘书角色的比喻性的共同要求，也就形成了秘书的共性意识;另一方面，不同组织、不同职位、不同类别的秘书角色又有不同的地位和行为要求，这就形成了秘书的个性意识。

2.角色组合

秘书是个“角色组”，也就是说，秘书在不同的场合、条件下将扮演不同的角色，或是在同一时间扮演多种角色。

3.配角意识与主角意思

要在长期的实践中和领导的授权之下学会掌握分寸，要能把握什么事必须先奏后斩，什么事可以先斩后奏，什么事可以不奏而斩。也就是说，什么时间、地点、条件下，自己应该是配角;什么时间、地点、条件下，自己可以是主角或代理主角。一个称职的秘书必须具有基本的配角意识和有条件的主角意识，其关键是自己的价值取向。

(四)秘书人际关系的内容、方式与准则

1、人际关系的内容与方式

(1)人际关系的涵义与内容

这里所讨论的人际关系是指人与人之间在学习、工作、生产、交际等社会活动中所发生的交往关系。这是一种社会性、职业性的关系，被称作“业缘关系”;而不是指亲属邻里间的感情与道德关系(也就是所谓“血缘关系”及“地缘关系”)。人际关系的内容主要是通过人们在社会生活中的行为交往、语言交流等方式，达到彼此了解、融洽，在各种社会活动中互相合作、帮助、促进。

(2)影响人际关系的因素主要是：

A、距离的远近

B、交往的频率

C、态度相似性

D、需要的互补性

E、情景因素

F、中介因素

(3)人际关系的障碍

要进行正常的、有效的人际交往，必须克服某些主观和客观的障碍，譬如：A、心理障碍。B、语言障碍。C、地位障碍。D、物理障碍。

(4)人际关系的方式

A、语言

B、体态或身势

C、物质

(5)人际关系中的主动性

自主性既是指在人际交往中要主动去接近人，了解人，主动去争取合作与支持;又是指在人际关系中要独立自主。

(6)人际关系中的适应性

为了达到自己的行为目的，要善于在行为方式上适应社会习俗的要求，适应各种不同的交往对象的要求，适应特定环境与场合的要求，把阔遵守礼貌、行为规范和各种礼节礼仪。

2、秘书处理人际关系的准则

(1)、尊重

(2)、礼貌和礼仪

人际关系中尊重的最初步也是最基本的形式就是礼貌。礼貌要求秘书在公司或其他场合会见领导、上司、同事或客人时，首先应做到付帐整洁、修饰得体，表情自然，待人接物时，面带真诚的微笑，举止文雅;与人交谈时，用语得体、口齿清晰、语音温和。在各种焦急场合自觉注重和严格遵守各种礼仪礼节。

礼仪是人际交往中约定俗成的行为方式。它受历史、文化、社会、经济环境和习俗的影响，又因民族、国家、地区、时代的不同而不同。我国先行的礼仪以社会主义精神文明为主体，又吸收了优秀的历史传统和现代西方文明，已成为现代人、尤其是文化人不可缺少的修养和学问，值得秘书人员去学习并融化到自己的意识和行动之中。最简单的，如与客人见面时应抢上一步，颌首、微笑、主动伸手、问好，以示敬意。握手时应真诚地注视对方，并稍稍用力。但与异性见面时要看对方是否有握手的意图和习惯，不宜鲁莽。称呼也要得体，不知对方姓名、身份时，可一般称“先生”、“小姐”。

已知时，可用姓名加姓氏或职称、学衔称之，比如“张经理、李科长、王教授”等等。作自我介绍时应简明扼要，姓名、单位及部门、职务即可。送名片时应双手递上，文字应正向对方;接名片后应注意先看或轻读一遍方可收好，同时应说：“久仰久仰。”为人做介绍时，应注意先客人后主人，先女士后男士，先年龄、地位高者后低者，诸如此类等等。。

(3)乐于助人

(4)赞美他人

(5)宽容与体谅

(6)公允

四、综合管理的日常工作

(一)办公室管理的作用

1.办公室是指挥部

2.办公室是工作室

3.办公室是“窗口”

(二)办公室管理的内容与要求

广义的办公室管理既包括办公室环境与物业的管理，又包括办公人员的行为管理，这所讲的主要是前者。其管理要求和特点为：

1.整洁

2.安静

3.光线、空气与温度

4.色调与美化

5.设备与用品

(三)督查工作

督查，又称督办和查办，是指秘书协助领导，把已经布置却拖延不办或办理不力的工作自上而下地督促、检查，使之落实、妥善。

1、督查工作的作用

(1)督查对领导的作用

a.督查工作是贯彻落实领导决策、指示的后续步骤和保证手段。

b.督查是促进领导决策正确、科学的必要环节

c.督查是改变各级领导和干部工作作风、克服官僚主义的有效手段

(2)督查对秘书的作用

a.督擦是秘书的一项重要职责

b.督查是秘书发挥参谋、助手作用的重要方面

2、督查工作的原则

(1)领导负责

(2)分级负责

(3)实事求是

(4)不直接办案

(5)讲求时效

3.督查工作的程序

领导临时交办的督查任务，秘书可随机进行，即使汇报;较重大的事项则需按以下程序进行：(1)查办立项。(2)查办通知。(3)催办。(4)直接调查。(5)商讨处理。(6)结案反馈。(7)立案归档。

(四)保密工作

1、秘密类型

(1)按范围可分为：国家秘密、组织秘密、个人秘密等;

(2)按内容性质可分：政治秘密、军事秘密、经济秘密、科技秘密、商业秘密、人事秘密等;

(3)按秘密的产生可分：原始秘密、再生秘密;

(4)按秘密的形态可分：有形秘密、无形秘密;

(5)按秘密的登记又可分为：国内级、内部级、秘密级、机密级、绝密级等

2、保密的意义和作用在于

(1)关系到国家的安危

(2)关系到经济、科技、文化教育等事业的发展

(3)关系到领导工作的成败

(4)关系到社会的安定团结

3、保密工作的内容与要求

(1)文件保密。

a.凡秘密文件在印刷前应按规定表明密级，确定发放范围。

b.应由机要人员打印或专门印刷厂印。校样、废页、蜡纸、衬纸、胶版等应及时销毁

c.草稿、修改稿、清样应和正式文件同样保管

d.复制秘密文件必须履行审批、登记手续

e.发放时应用专门的封袋、封条

f.应由专人递送.不可通过普通邮政传递，也不可在普通传真机上传送

g.文件的收发、传阅、借阅都要有严格的登记手续

h.应有专人专柜保管，并经常清理、检查

(2)会议保密。

a.会前规定保密纪律，对与会人员进行保密教育

b.选择具备保密条件的会场，采取保密措施，如扩音、录音设备等，不得使用无线话筒

c.控制与会人员，本人签到，验证入场，做好点名工作

d.统一发放、回收或管理会议文件

e.领导人讲话，未经本人同意，不得整理印发

f.会议内容，与会人员不得以任何形式对外泄露。需要传达的按会议要求有组织、有范围地进行

g.秘书做的会议记录，应同秘密文件一样严加保管

(3)通讯保密

a.秘密文件、资料等不准通过普通邮政部门传递，必须由机要通讯部门或派专人传送

b.密码、密码机及电报译稿，必须严加保密

c.拍发电报必须“密电密复”、“明电明复”，不得明密混用。

d.不得在普通电话内传递秘密信息

(4)电脑保密

a.电脑房应设置在有安全保障的地方，应加装屏蔽网或电子干扰器，以防止电磁信号泄密

b.电脑在安装使用前应请专业部门进行安全技术检查

c.机房通道应有专人把守，禁止闲杂人员进入

d.秘密信息及数据软件，应建立和健全使用、借用、复制、移交、保管等保密制度

(5)涉外秘密

a.涉外活动应注意内外有别，友好归友好，保密归保密。

b.涉密单位不得擅自接待外国人参观访问。

c.参加外事活动以及出国人员，未经主管批准不得携带秘密文件、资料、笔记本等。

d.凡有外国人常驻的单位(包括中外合资、合作企业)，不得让外国人接触我放秘密文件或参加秘密会议，中放人员也不得在外国人面前谈论秘密事项。

4.保密工作方针

(1)积极防范

(2)突出重点

(3)既确保国家秘密，又便利各种工作。保密和便利工作是一对矛盾。

5.保密工作的具体规定

我国《党和国家工作人员保密守则》共有10条，企事业单位秘书人员可参照。⑴不该说的秘密，绝对不说;⑵不该问的机密，绝对不问;⑶不该看的机密，绝对不看;⑷不该记录的机密，绝对不记录;⑸不在非专用记录本上记录机密;⑹不在私人通信中涉及机密;⑺不在公共场合和家庭、子女、亲友面前谈论机密;⑻不在不利于保密的地方存放机密文件、资料;⑼不在普通电话、明码电报、普通邮局传达机密事项;⑽不携带机密材料游览、参观、探亲、仿友和出入公共场合。

(五)公文管理

公文管理是指行政机关按照特定的程序和要求，执法和收办各式文件，组织行政信息传递、储存与处理的各种活动。

1、包括发文处理和收文处理须注意以下几点：

文件的类别、格式和行文关系都要规范统一。

严格遵守文件处理程序，实现办文制度化、规范化、科学化。

文件处理要及时迅速。

严格控制文件数量，提高文件质量。

2、流程

制发：拟稿、会签、核稿、送审、签发、编号、登记、印刷、发放、询办等

受理：签收、拆封、登记、拟办、分发、传阅、承办、办复

归档：归卷、立卷、归档、移交

 

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